Premios ASTIC: ganando en el campo lo que se pierde en los despachos

El pasado Jueves 11 se entregaron los X Premios ASTIC y la organización en la que trabajo (Dirección General de Ordenación del Juego -DGOJ-) tuvo el honor de ser una de los galardonados.

Cierto es que el partido lo comenzamos perdiendo, pero sin embargo tuvo un final feliz que se resume con el "claim" del título del post que pido prestado a Javier Morales -ver tweet-).

La intrahistoria de la candidatura presentada por la DGOJ es la siguiente. Al ser un organismo de novísima creación, creímos conveniente que la categoría más acertada para presentar nuestro proyecto de Oficina sin Papeles era la del Premio a la organización NO tecnológica por su uso o promoción de las TIC.

El jurado creyó conveniente que el galardón en esa categoría recayese en la Seguridad Social (¿organización no tecnológica?) por su proyecto "portal TÚ Seguridad Social". Sin embargo, algo debió ver en nuestra candidatura para convertirnos en uno de los tres candidatos al Premio popular ASTIC al mejor Proyecto TIC, donde competimos con un proyecto del Ministerio de Industria sobre el dividendo digital y otro del Ministerio de Educación - INTEF que enlazo.

La dinámica de la concesión del premio era que cada candidato tenía 3 minutos para exponerlo durante la gala, tras lo cual se procedía a realizar una votación popular.

Por lo que parece, o el proyecto o mi alocución debió de convencer a la mayoría de los presentes, aunque nunca hay que despreciar el poder del marketing, aunque fuese malo, tal y como podéis comprobar en el vídeo de mi intervención

¿Cuales eran los iconos de la camiseta? Hicimos varios modelos que hemos usado en la DGOJ como método de persuasión  para fomentar el abandono de esa costumbre tan molesta que es el papel. Aquí os los dejo:

Y ya por último, y tras agradecer el apoyo de los asistentes, felicitar a todo el equipo de "informática" de la DGOJ y a todos los proveedores externos que han colaborado en este proyecto (Bilbomática, Connectis, Everis y Telefónica), agradecer la compresión de los sufridos gestores y felicitarnos por el apoyo que nos ha brindado el Comité de Dirección de la DGOJ, os copio el dossier que preparamos para presentar el proyecto, que de lo que se trata es de que tenga difusión y conocimiento.

CANDIDATURA PREMIO ASTIC 2014 a la organización NO tecnológica por su uso o promoción de las TIC: la Oficina sin Papeles de la DGOJ

Por propia definición del término, no puede existir una organización más “no tecnológica” que aquella que acaba de crearse. La Dirección General de Ordenación del Juego (DGOJ www.ordenacionjuego.es), fue creada en la primavera de 2011 a partir de un “spin-off” de la Sociedad Estatal de Loterías del Estado (SELAE) con el propósito principal de regular el mercado de juego con competencia estatal (principalmente el juego online y el juego reservado -ONCE y SELAE-). Ese “spin-off” consistió en dotar a la nueva organización de una relación de puestos de trabajo, cubiertos en un inicio por un 70% del total de alrededor de los 60 puestos de la RPT completa, de medios materiales físicos (mobiliario, PCs e impresoras) a lo que se añadió la correspondiente asignación presupuestaria.

Los principales objetivos que debía cumplir la recen creada Dirección General y su relación con sus correspondientes herramientas TIC que permitirían su consecución son los siguientes:

Control de las prohibiciones subjetivas del juego (menores e interdictos)	Ofrecer servicios web operadores de juego online (ver http://www.astic.es/sites/default/files/articulosboletic/mono4_jose_antonio_garcia.pdf)
Control del juego ofrecido por los operadores de juego online: acorde con la normativa específica de cada juego, control tributario de operadores y jugadores, …	Desarrollo del Sistema de Información de Control de Operadores de Juego (NAIPE): descarga de ficheros de evidencias de juego de operadores online (35GB diarios de ficheros XML) para su carga y análisis desde múltiples perspectivas (operadores, jugadores, mercado, inspección, denuncias, ...)
Estrategia de promoción de los valores del Juego Responsable	Página web
Tramitación de más de un centenar de distintos procedimientos administrativos (concesión de licencias, homologaciones, requerimientos de información, expedientes sancionadores, colaboración con otras AAPP, ...)	Desarrollo de la Oficina sin Papeles de la DGOJ

Una organización cuyo principal motivo de existencia es la regulación y control del juego online no puede dejar de lado las TIC para lograr el cumplimiento de sus objetivos (en estos más de 3 años de existencia, más del 90% de las asignaciones presupuestarias han sido destinadas a sistemas TIC). Por ello, de la tabla anterior, tanto los servicios web ofrecidos a los operadores de juego como el sistema NAIPE ya merecerían por sí solos o en conjunto el formar parte de una candidatura de organización que apuesta por las TICs. Sin embargo, se ha decidido presentar el proyecto de la Oficina sin Papeles por los motivos expresado a continuación.

¿Por qué es necesario este proyecto en la DGOJ?

Las competencias de la DGOJ se traducen en más de un centenar de tipos de procedimientos, la mayoría orientado a los operadores de juego online, existiendo otros en los que el interesado es el ciudadano (Registro General de Interdicciones de Acceso al Juego o rifas o juego ocasional, por nombrar algunos), otras Administraciones Públicas (colaboración con AEAT, SEPBLAC o CCAA) o los relacionados con el juego reservado (ONCE y SELAE).

La mayor parte de esos procedimientos no se agotan en sí mismos, si no que contienen información que puede y debe ser utilizados en otros trámites, de forma que era necesario el contar con un sistema por el cual, aquellos datos reutilizables pudieran ser puestos a disposición de manera inmediata para el conjunto de la organización (por ejemplo, la petición de una licencia lleva aparejado el pago de una tasa y la constitución de una garantía, cuya cuantía depende del volumen de negocio, todos ellos procedimientos que son gestionados por unidades diferentes).

1.- El juego tiene implicaciones en la salud pública: mercado muy regulado

No solo por tratarse de una actividad desarrollada a distancia, donde el software utilizado por los operadores y el resultado de las operaciones debe ser garantía de ejecución de un juego justo y acorde a la normativa. Al tratarse de juego, la salud pública y los peligros que conlleva esta actividad en el orden público hacen que este mercado sea objeto de regulación y controles estrictos. Ello hace que se genera una gran cantidad de información administrativa que debe ser tratada de la forma más eficiente posible, de forma que los controles que se implanten puedan ofrecer su información lo antes posible. Estamos hablando de homologaciones o cambios sustanciales en el software empleado por los operadores de juego, el control tributario de operadores y jugadores, el análisis económico de accionistas de los operadores y del control del blanqueo de capitales, el soporte para el tratamiento y acumulación de procedimientos sancionadores generados de oficio o debido a denuncias, …

El volumen de información generada, la necesidad de consulta, la interpretación automática y el dar valor a la mismo era una necesidad indispensable.

2.- Dedicación de los recursos existentes a labores que proporcionen valor para la organización

La existencia de algunos procedimientos con gran volumen de ocurrencia donde el gestor debía realizar la “acción administrativa de registrar la correspondiente inscripción en el registro” hacía necesario automatizar dichas inscripciones, aliviando la carga diaria de certificaciones registrales y dedicando la exigua plantilla a otras funcionas de mayor valor para la organización. Para ello, la implantación de mecanismos de firma automatizada era la única alternativa.

3.- Visión unificada del mercado

Como se ha comentado anteriormente, la gran dispersión de información disponible en muchos procedimientos hacen imposible el disponer de una visión unificada del estado del mercado en su globalidad (o de un operador en particular) a no ser que la información se trate de forma electrónica. Para ello, el contar con una tramitador electrónico era el primer paso para a continuación poder tratar la información en él contenida (número de expedientes, estado de los mismos, reclamaciones por operador, … ) y poder centralizarlo en un cuadro de mandos unificado.

4.- Ahorro de costes y de tiempo (para la DGOJ y para los interesados)

Como se ha comentado anteriormente, al tratarse de un mercado fuertemente regulado, existe gran cantidad de requerimientos de información a los operadores de juego, peticiones de subsanación (es necesario homologar los complejos sistemas de información de los operadores de juego), … En suma, existe un gran intercambio de información que se realiza a través de correo convencional con sus correspondientes acuses de recibo. Implantar un sistema de notificaciones electrónicas, además de acelerar el procedimiento, evita el cuidadoso proceso de control de plazos de los acuses de recibo de las notificaciones, dejando esa tarea a la herramienta informática.

Requisitos globales

A la hora de implantar una oficina sin papeles, además de cumplir con las exigencias normativas, en la DGOJ se hizo especial hincapié en tres puntos principales

1.- Globalidad

Se debe cubrir todo el ciclo de tramitación, desde su inicio (sede electrónica, entrada por registro presencial o creación del expediente por parte del gestor) hasta su conclusión, cubriendo las firmas de la autoridad o autoridades administrativas responsables, el intercambio de información con otras AAPP o los oficios internos.

2.- Control estricto de plazos

Sobre todo en la concesión de licencias y tramitación de expedientes sancionadores.

3.- Seguridad y control de la información

Se maneja información confidencial, tanto en lo relativo a expedientes sancionadores, como en la información que proporcionan los operadores de juego relativa a sus planes de negocio, acuerdos comerciales con plataforma de cesión de software de juego, … Los permisos de acceso y la trazabilidad de la documentación es esencial.

Plataforma tecnológica

A partir de una plataforma de tramitación cedida por el Ministerio de Educación (http://www.astic.es/sites/default/files/articulosboletic/monografico5_tramitador_comun.pdf) , se ha construido un sistema global que constituye la oficina sin papeles de la DGOJ, consiguiendo que internamente no se utilice el papel para las competencias propias de la DGOJ (únicamente se queda fuera de esta iniciativa la gestión económico-presupuestaria y de contratación y los temas de personal) y realizándose firma electrónica de cualquier tipo de documento (desde oficios, hasta resolución de sanciones, concesión de licencias o recursos de alzada). Así, los principales módulos del sistema son:

1.- Catálogo Documental: repositorio central de documentación que proporciona funcionalidades de catalogación de documentos basada en CSV y con más de 50 tipos documentales. Los documentos pueden no llevar firma, tener firma automatizada o firma de funcionario. La recuperación de documentos se hace en base a niveles de seguridad (doble perfil: usuario externo –todo aquel que conozca el CSV o el interesado identificándose con certificado electrónico- y usuario gestor –todos o aquellos habilitados-). Presta servicio a todas las aplicaciones de la organización y cumple con las diferentes Normas Técnicas exigidas en el Esquema Nacional de Interoperabilidad.

2.- Tramitador interno/Sede electrónica: proporciona las funcionalidades necesarias para que el propio gestor pueda configurar el procedimiento en su totalidad a través de la utilización de una aplicación web (la experiencia demuestra que cualquier procedimiento, independientemente de la complejidad del formulario o del flujo de tramitación, puede ser ofrecido al ciudadano para su completa tramitación tras una jornada de parametrización de la herramienta y con intervención mínima del departamento de informática):

• flujos de tramitación parametrizables (fases del procedimiento, permisos de los gestores, acciones a realizar entre estados -más de 50 acciones, incluyendo la firma automatizada o de funcionario basada en CSV-, envío de correos, firma AAA, paso por registro, ...).
• subsanación inteligente de formularios, abriendo a este proceso solo aquellas partes que el gestor quiere que se puedan subsanar, facilitando la revisión administrativa.
• asignación de roles a la tramitación de la solicitud, incluyendo la posibilidad de asignar permisos para partes concretas del expediente.
• formularios diseñados con soporte multiidioma y posibilidad de realizar validaciones (entre campos del formulario o con valores residentes en base de datos).
• manejo de los tiempos de apertura y cierre del procedimiento.
• firma de funcionario basado en la utilización de CSV implementada dentro de cada procedimiento, huyendo del concepto de portafirmas como aplicación independiente, de forma que el firmante tiene acceso a toda la documentación del expediente, históricos del expediente, … a la hora de firmar … y soslayando los problemas de firma múltiple de documentos (el límite reside en la memoria del servidor de aplicaciones utilizado) y el manejo de applets de java, permitiendo una rápida introducción de los usuarios en el mundo de la firma electrónica.
• uso de plantillas estándar según CORA.
• notificaciones por comparecencia (ya sea mediante acceso al propio expediente o a través de aplicación independiente también incluida).
• manejo de expedientes electrónicos mediante la unificaciones de solicitudes de diferentes trámites, incorporando información del estado y con posibilidad de asignar permisos a cada expediente (en todo o en parte) y que una solicitud pueda formar parte de varios expedientes.
• el usuario dispone en la sede electrónica del acceso a toda la documentación que posee la DGOJ respecto de su persona (física y jurídica) y el estado de sus expedientes, pudiéndose habilitar la posibilidad de que grandes entidades cuenten con distintos tipos de usuarios departamentales con conocimiento exclusivo de sus trámites internos (muy útil para operadores de juego internacionales, donde su representación legal está dividida según el tipo de procedimiento).
• soporte nativo de la funcionalidad “mis trámites” de forma que desde el futuro PAG (Punto Acceso General) se pueda invocar no solo un futuro Single Sign On unificado para todas las aplicaciones de las AAPP orientadas al ciudadano, si no el conocimiento centralizado del estado de sus expedientes

3.- Aplicación Web de Registro (AWR): permite registrar la entrada y salida de documentos que tiene lugar en la oficina de registro presencial. Así, ofrece las siguientes facilidades:

• Gestión de entradas: recuperación de interesados y representantes del tramitador, creación de apunte de entrada, generación automática de justificante de entrega de documentos y, pegatinas para incorporar a los documentos entregados con los datos del registro. Tratamiento automatizada de acuses de recibo e inclusión de la documentación al expediente original del tramitador –si existiera previamente-, realizando los correspondientes cambios de estado.
• Salida de documentos: creación de asientos de salida desde el tramitador (firmada –AAA o funcionario- o no firmada), recuperación de documento a enviar desde el catálogo documental y generación automática de pegatinas a incluir en los acuses de recibo y en los sobres.

4.- Aplicación Web para Generación de Copias Auténticas: aplicación que permite recuperar los asientos de entrada registrados, y a partir de los mismos, generar una copia auténtica de los documentos entregados y finalmente comunicar al tramitador la entrada de dichos documentos. Esta comunicación con el tramitador puede:

• Crear nuevos trámites/solicitudes, cuando el ciudadano ha entregado el formulario en papel.
• Incorporar documentación a trámites o expedientes ya creados. Por ejemplo, acuses de recibo, respuestas a requerimientos en papel, o entrega de solicitudes que han sido creadas a través de la sede electrónica, pero no han sido registradas telemáticamente.

5.- Registro Electrónico: registro de las salidas que tienen lugar de forma telemática.

6.- Registros: en la DGOJ se gestionan diferentes registros como el Registro General de Interdictos de Acceso al Juego (RGiAJ), el Registro General de Personas Vinculadas a las Organizaciones del Juego (RGPVJ) o el Registro General de Licencias (RGL). En la medida de lo posible, las inscripciones, modificaciones, cancelaciones o generaciones de certificados sobre dichos registros se realizan mediante actuaciones administrativas automatizadas.

En el siguiente diagrama se representan los flujos o intercambios de información que tienen lugar entre las diferentes aplicaciones, tanto a nivel de entradas como a nivel de salidas, ya sean a través de registro presencial o mediante la plataforma telemática.

Reingeniería de procesos

A pesar de ser una organización de reciente creación, la necesidad de cumplir con las competencias normativamente asignadas hicieron que el desarrollo de los procedimientos se hiciera con anterioridad a la puesta en marcha de la oficina sin papeles (Noviembre’14). Por ello, los procedimientos/procesos podían entenderse que contaban con un diseño óptimo, no necesitándose de una reingeniería de los mismos.Sin embargo, existen varios ámbitos donde la implantación de la oficina sin papeles ha determinado una revisión de los procesos:

• firma de actos administrativos automatizados (comentado con anterioridad).
• registro presencial: para todos aquellas entradas por registro presencial, es este departamento el que tiene que determinar el procedimiento al que se dirige el escrito (ya sea una solicitud de las denominadas “pura” (confeccionadas en papel) o “mixtas” (cumplimentado el formulario en la sede electrónica pero presentado en el registro presencial al no disponer de firma electrónica el interesado) e introducirlo en el procedimiento correspondiente. Ello ha provocado que el personal de registro haya tenido que ser formado en conceptos de administración electrónica (copia auténtica, CSV, ..) así como en el uso de las aplicaciones, además de ser conscientes de su creciente importancia dentro del flujo tramitador de la DGOJ.
• las unidades de apoyo de cada subdirección dejan de ser el hilo conductor entre los gestores y el responsable administrativo que firma los diferentes actos administrativos, ya que estos son creados y puestos a la firma por el propio órgano gestor. Además, estas unidades dejan de tener funciones relacionadas con la conformación, envío y control de envíos postales y sus correspondientes acuses de recibo, recayendo esta tarea en el personal de registro.

Soporte normativo

La utilización de herramientas de administración electrónica supone el desarrollo de un abanico de normativa que asegure la completa legalidad de los actos que con ella se implementan. Así, la DGOJ ha tenido que desarrollar e impulsar las siguientes normas accesibles en https://sede.ordenacionjuego.gob.es/es/normativa: sede electrónica, registro electrónico auxiliar, sello electrónico, resolución de formularios, actuaciones administrativas automatizadas, firma de funcionario basado en CSV y el pago por vía telemática de la tasa de juego.Además se ha seguido las indicaciones y obligaciones contenidas en el ENS, ENI así como en lo relativo a la digitalización de documentos.

Tecnología utilizada

Sin realizar un detalle exhaustivo de la tecnología utilizada (JAVA con un motor de base de datos basado en Oracle) y de la metodología de desarrollo utilizada, si que es necesario recalcar la reutilización de código, ya sea a partir del embrión original cedido por el Ministerio de Educación, la aplicación de soporte del registro presencial (AWR), la utilización de la pasarela de pagos de la SEAP, el módulo de acceso al registro de apoderamientos o la incorporación de funcionalidades relacionadas con el expediente electrónico (INSIDE). Sobre todos esos componentes y a partir del desarrollo de un framework de utilización obligatoria para todos los desarrollos de la DGOJ se han desarrollado mejoras o adaptaciones, consiguiendo que la solución se vea como un único producto que consigue la integración de funcionalidades muy dispares.

Acceso

A través de https://sede.ordenacionjuego.gob.es/tramite/login/ se puede acceder a la parte pública del tramitador. Existen 17 trámites publicados y de forma paulatina se van incorporando aquellos que el gestor demanda según su ciclo de negocio particular. Internamente existen trámites no visibles en sede, como la tramitación de oficios o intercambio de información con AAPP.